Teletrabajo: 5 tips para ser una empresa ejemplar
La situación actual generada por el Covid-19 ha alterado nuestra vida social y, también, nuestra actividad laboral. Muchas empresas se han visto obligadas a cerrar sus puertas y servicios temporalmente y, otras, a enviar a sus empleados a trabajar desde casa. Para algunas, el teletrabajo ya era una realidad en el día a día de su organización y, para otras, un terreno inexplorado en el que se han visto empujados a empezar a trabajar.
Existen muchos consejos para afrontar el trabajo en remoto como empleado, pero, ¿qué papel debe jugar tu empresa para impulsar el home office con éxito? Nuestro CDO, Paco Maldonado, nos comparte los pilares básicos en los que se basa el teletrabajo en FHIOS.
1. ¿Confías en mí?
Los más escépticos pueden pensar que el teletrabajo cosecha trabajadores más relajados y menos implicados, que acaban dañando la operatividad y los resultados de la compañía. Como empresa, es importante que ni tú pienses eso, ni dejes que tus trabajadores puedan llegar a pensarlo. ¿Cómo? Con confianza y compromiso, elementos fundamentales para la relación entre trabajador y empresa.
Más allá del comunicado interno genérico que se envíe a todos los trabajadores de tu compañía, es interesante que cada responsable se reúna con su equipo para gestionar, de forma más local, cómo se va a afrontar la situación en cada departamento, aunque sea de forma remota: que necesidades específicas pueden tener los diferentes perfiles, normas y derechos como miembros del equipo, workflows a seguir, etc.
Además, es muy importante que se fomente un espacio abierto para las inquietudes o dudas que pueda tener cualquier empleado, mientras dure la situación de trabajo remoto.
2. Dota a tu equipo de buenas herramientas
Trabajar desde casa requiere recrear, dentro de lo posible, las condiciones que tiene un trabajador en su ambiente habitual, por lo que tu equipo necesita las mismas o más herramientas para trabajar, y no hablamos solo de un portátil y buena conexión a Internet.
– Si trabajáis en local…
Aseguraros de tener una VPN fuerte bien instalada en los equipos de cada empleado que pueda soportar a varios usuarios conectados al mismo tiempo. La clave es poder almacenar la mayoría de datos en la nube, sea en Google Drive, Dropbox, Sharepoint o cualquier herramienta que os funcione.
– La seguridad es lo primero
Es importante que tus equipos sean conscientes de que pueden estar trabajando con material sensible y que es necesario seguir las normas de ciberseguridad que se requieran en cada caso (enviar documentos cifrados, no almacenar BBDD en ordenadores que no sean del trabajo…).
– Del cara a cara al pantalla a pantalla
Es posible que tu empresa ya usara algún software para mejorar la comunicación entre equipos, como Slack o Teams. Ahora os resultarán imprescindibles. Así como lo resultarán herramientas para poder hacer videollamadas, de las que hay infinitas para escoger, desde las que permite el propio Slack, hasta el Skype de toda la vida o el Hangouts de Google, por poner algunos ejemplos.
– Herramientas de fichaje
La mayoría de empresas ya lo tienen implementado online, pero es posible que muchas lo tengan solo en sus centros físicos. En nuestro caso, usamos A3 de Wolters Kluwer, pero hay infinidad de plataformas en el mercado que permiten a los trabajadores fichar incluso desde sus propios dispositivos móviles.
3. Organización y comunicación, más que nunca
Siguiendo con la idea de las herramientas, pero más centrada en tu organización, si aún no lo hacéis, es el momento de que empecéis a utilizar herramientas de gestión de proyectos y, si ya lo hacíais, aprovecha para sacarles el máximo partido.
Trello y Asana son de las más conocidas. Se pueden usar tanto a nivel individual como en equipos pequeños y medianos, en sus versiones free o de pago, y ayudarán tanto a los responsables como al propio equipo de a pie a tener más conocimiento del estado y tiempos de cada tarea, entre muchas cosas.
Si tu equipo ya trabaja con metodologías ágiles y/o usa herramientas como Jira, como nosotros en FHIOS, ¡enhorabuena! Estáis totalmente encaminados hacia un teletrabajo más efectivo.
4. “Buenos días” y otras formas de no perder la humanidad
El hecho de trabajar físicamente aislados (y ahora más que nunca) nos hace perder esas rutinas sociales básicas pero necesarias que pasan desapercibidas en el día a día, como el contacto físico, las charlas cotidianas del café, la hora de comer… Dar los buenos días cada mañana por el chat grupal, avisar si nos vamos a ausentar por cualquier tema sin pudor (recordemos que muchos tenemos niños en casa) o dedicar los primeros minutos de algunas reuniones a una pequeña charla informal para conocer el estado de cada uno son iniciativas que deben fomentarse desde la propia organización de la empresa.
Otra forma de humanizar nuestro teletrabajo es, por obvio que parezca, activar el vídeo en las videollamadas (siempre que la conexión de los miembros sea óptima y no ralentice el trabajo). Poder observar el rostro de alguien y su expresión facial no solo mejora la atención de los demás, sino que nos permite conectar mejor con nuestros compañeros y obliga al equipo a mantener una actitud más profesional.
5. ¿Y cuándo finalice la situación excepcional que estamos viviendo?
Tanto si ya habíais incorporado el teletrabajo en tu empresa como si ha sido la primera vez que lo habéis llevado a cabo, ¡tómatelo como un test! ¿Qué ha funcionado y que no? ¿Ha mejorado la productividad en algunas áreas? Pregúntales también a tus trabajadores qué han echado en falta y qué se podría mejorar, seguro que puedes sacar aprendizajes positivos de esta experiencia y, de cara a un futuro no muy lejano, plantear el teletrabajo como una opción más para el beneficio de tu empresa y tus trabajadores.
Y te lo decimos nosotros que hemos movilizado a una plantilla de más de 100 trabajadores que están trabajando desde casa, logrando una operatividad completa.
