Metodología Kanban: pros y contras en la gestión de proyectos
Parece que las palabras «estrés» y «trabajo» han estado unidas desde los inicios, pero ¿qué te parece si te decimos que no tiene por qué ser así? De eso mismo trata el método Kanban: organizar el flujo de trabajo, conseguir metas, gestionar las prioridades, entregar a tiempo los encargos y mejorar la coordinación entre equipos de trabajo, entre otros.
Kanban gestiona de manera general el desarrollo de las tareas gracias a su visualización del trabajo por fases, permitiendo evitar la sobrecarga, a la vez que mide el tiempo estimado en el que se debería completar cada tarea. Si quieres seguir explorando el universo de este método, ¡solo debes seguir leyendo!
Así que…
¡Vamos a conocer más sobre Kanban!
¿Por qué utilizar la metodología Kanban?
Toyota fue la primera empresa en implementar esta metodología para mejorar su producción, pero, con el tiempo, ha ido ganando popularidad gracias a que permite una gestión de trabajo más fluida.
Kanban nos ofrece un esquema visual donde poder ver fácilmente el estado del trabajo por medio de un tablero donde cada tarjeta representa una tarea. Esta disposición permite mantener a todos los miembros del equipo al día y establecer unas metas asequibles equilibrando el flujo de trabajo.
Además, se puede realizar un seguimiento del tiempo gastado y previsto de forma continua y ajustar los cambios teniendo en cuenta el proyecto en global. Pero, ¿cuáles son las fases habituales para la realización de un proyecto con Kanban?
Fases del ciclo de Kanban
Kanban proviene del japonés y significa “letrero o pictograma”, un concepto que nos da pistas de la importancia que tiene la información visual en el proceso de organización de las tareas. Cada tarea pasa por varios estados desde que se planifica hasta que se lleva a cabo y eso se ve reflejado en el número de columnas que tiene el tablero Kanban. Algunos de los estados más comunes de las tareas son: pendientes, en progreso y hechas.
En cada tarea, además, se suele indicar el tiempo estimado para realizarla y, en el caso de que ya haya sido ejecutada, el tiempo que realmente se necesitó. Los posibles cambios entre el tiempo estimado y el real consumido ayudarán a los equipos a mejorar las predicciones y la planificación en el futuro.
Si comparamos la metodología Kanban con una más tradicional, podemos resaltar que permite que todo el equipo tenga claro el estado general del trabajo que se tiene que realizar, así como la prioridad de las tareas. Pero, a pesar de sus virtudes, también existen desventajas a tener en cuenta. Veamos los pros y contras que nos ofrece Kanban.
Pros y contras del método Kanban
Estos son los principales beneficios del uso del método Kanban:
- Medición del rendimiento. Con el método Kanban podemos medir el rendimiento de los trabajadores o equipos, así como detectar cualquier problema que se genere durante el transcurso de la tarea.
- Organización del flujo de trabajo. El flujo de trabajo queda claro en cada fase del proyecto gracias a la organización de las tareas por estados y de la duración estimada que se indica para cada una de ellas. Por ello, es posible prever una cantidad de trabajo adecuada y asequible para el cumplimiento de las metas.
- Cumplir los tiempos de entrega. Ligado al segundo punto, gracias a la organización del flujo de trabajo podremos medir y cumplir con los tiempos de entrega demandados por el cliente.
- Distribución de tareas. Poder ver las tareas que se han hecho, las que se están haciendo y las que quedan por hacer ayuda a una correcta distribución: todo el equipo puede ver cómo va el transcurso del trabajo y saber cuál es el siguiente paso.
- Mejorar la calidad del producto. Con buena organización y con un buen control de los tiempos, se podrán detectar posibles problemas y, por consecuencia, encontrar la solución.
- Evitar la acumulación de trabajo. Al previsualizar todas las tareas previstas y el tiempo estimado para su cumplimiento, el equipo podrá organizarse y asignar cada trabajo sin sobrecargar.
Por otro lado, en cuanto a los contras encontramos:
- Coste. Si se usa este método para unidades muy grandes, el almacenamiento del sistema de Kanban será muy costoso.
- Es limitado. Al limitar el número de tareas, cuando se trata de trabajos inmensos no es posible aplicar esta metodología ya que muchos de los trabajadores quedarían desocupados.
- Kanban no es óptimo para todo tipo de proyectos. Kanban asume sistemas de producción repetitivos, es por eso que las variaciones o los eventos inesperados pueden afectar negativamente al resultado final.
- No permite anticiparse a grandes aumentos de la demanda. Con Kanban resulta difícil manejar cambios de gestión provocados por la acumulación de nuevas tareas, lo que podría provocar un desbordamiento de trabajo.
Kanban o Scrum ¿Con cuál te quedas?
La metodología Scrum es muy parecida a la de Kanban: ambas son metodologías Lean y Agile creadas para optimizar los procesos de trabajo, sin embargo, hay algunas características que las diferencian. Por ejemplo, que en Scrum los roles están definidos, pero en Kanban no es imprescindible esta asignación. O que en Scrum las entregas se producen en tiempos establecidos mientras que en Kanban se realizan continuamente.
Para conocer más sobre este tema y así poder escoger con cual te quedas, te proponemos visitar nuestro post sobre Metodología Scrum para dummies donde aprenderás a gestionar tus proyectos de manera ágil y eficaz.
Ahora que ya conoces los beneficios de Kanban para la gestión de proyectos, ¿lo aplicarás en tu empresa?