Teletreball: 5 tips per ser una empresa exemplar
La situació actual generada pel Covid-19 ha alterat la nostra vida social i, també, la nostra activitat laboral. Moltes empreses s’han vist obligades a tancar les seves portes i serveis temporalment i, altres, a enviar als seus treballadors a treballar des de casa. Per a algunes, el teletreball ja era una realitat en el dia a dia de la seva organització i, per a unes altres, un terreny inexplorat en el qual s’han vist empesos a començar a treballar.
Existeixen molts consells per afrontar el treball en remot com a treballador però, quin paper ha de jugar la teva empresa per impulsar el home office amb èxit? El nostre CDO, Paco Maldonado, ens comparteix els pilars bàsics en els quals es basa el teletreball a FHIOS.
1. Confies en mi?
Els més escèptics poden pensar que el teletreball implica treballadors més relaxats i menys implicats, que acaben perjudicant l’operativitat i els resultats de la companyia. Com a empresa, és important que ni tu pensis això, ni deixis que els teus treballadors puguin arribar a pensar-ho. Com? Amb confiança i compromís, elements fonamentals per a la relació entre treballador i empresa.
Més enllà del comunicat intern genèric que s’enviï a tots els treballadors de la teva companyia, és interessant que cada responsable es reuneixi amb el seu equip per gestionar, de forma més local, com s’afrontarà la situació en cada departament, encara que sigui de manera remota: quines necessitats específiques poden tenir els diferents perfils, normes i drets com a membres de l’equip, workflows a seguir, etc.
A més, és molt important que es fomenti un espai obert per a les inquietuds o dubtes que pugui tenir qualsevol treballador mentre duri la situació de treball remot.
2. Dota al teu equip de bones eines
Treballar des de casa requereix recrear, en la mesura del possible, les condicions que té un treballador en el seu ambient habitual, per la qual cosa el teu equip necessita les mateixes o més eines per treballar, i no parlem només d’un portàtil i bona connexió a Internet.
– Si treballeu en local…
Assegureu-vos de tenir una VPN forta ben instal·lada en els equips de cada treballador que pugui suportar a diversos usuaris connectats al mateix temps. La clau és poder emmagatzemar la majoria de dades en el núvol, ja sigui a Google Drive, Dropbox, Sharepoint o qualsevol eina que us funcioni.
– La seguretat és el primer
És important que el teu equip sigui conscient que pot estar treballant amb material sensible i que és necessari seguir les normes de ciberseguretat que es requereixin en cada cas (enviar documents xifrats, no emmagatzemar BBDD en ordinadors que no siguin de la feina…).
– Del cara a cara al pantalla a pantalla
És possible que la teva empresa ja fes servir algun programari per a millorar la comunicació entre equips, com Slack o Teams. Ara us resultaran imprescindibles, així com ho resultaran eines per a poder fer videotrucades, de les quals hi ha infinites per a triar, com la que permet el propi Slack, fins a l’Skype de tota la vida o el Hangouts de Google, per posar alguns exemples.
– Eines de fitxatge
La majoria d’empreses ja ho tenen implementat online, però és possible que moltes ho tinguin només en els seus centres físics. En el nostre cas, fem servir A3, de Wolters Kluwer, però hi ha infinitat de plataformes en el mercat que permeten als treballadors fitxar, fins i tot des dels seus propis dispositius mòbils.
3. Organització i comunicació, més que mai
Seguint amb el tema de les eines, però més centrada en la teva organització, si encara no ho feu, és el moment que comenceu a utilitzar eines de gestió de projectes i, si ja ho fèieu, aprofitar per a treure’ls el màxim partit.
Trello i Asana són de les més conegudes. Es poden utilitzar tant a nivell individual com a equips petits i mitjans, en les seves versions free o de pagament, i ajudaran tant als responsables com a qualsevol membre de l’equip a tenir més coneixement de l’estat i temps de cada tasca, entre moltes coses.
Si el teu equip ja treballa amb metodologies àgils i/o usa eines com Jira, com nosaltres a FHIOS, enhorabona! Esteu totalment encaminats cap a un teletreball més efectiu.
4. “Bon dia” i altres maneres de no perdre la humanitat
El fet de treballar físicament aïllats (i ara, més que mai) ens fa perdre aquestes rutines socials bàsiques però necessàries que passen desapercebudes en el dia a dia, com el contacte físic, les xerrades quotidianes del cafè, l’hora de dinar… Donar els bon dia cada matí pel xat grupal, avisar si ens absentarem per qualsevol tema sense pudor (recordem que molts tenim nens a casa) o dedicar els primers minuts d’algunes reunions a una petita xerrada informal per conèixer l’estat de cadascú són iniciatives que han de fomentar-se des de la pròpia organització de l’empresa.
Una altra manera d’humanitzar el nostre teletreball és, per obvi que sembli, activar el vídeo a les videotrucades (sempre que la connexió dels membres sigui òptima i no ralentitzi el treball). Poder observar el rostre d’algú i la seva expressió facial no només millora l’atenció dels altres, sinó que ens permet connectar millor amb els nostres companys i obliga l’equip a mantenir unaUna altra manera d’humanitzar el nostre teletreball és, per obvi que sembli, activar el vídeo a les videotrucades (sempre que la connexió dels membres sigui òptima i no ralentitzi el treball). Poder observar el rostre d’algú i la seva expressió facial no només millora l’atenció dels altres, sinó que ens permet connectar millor amb els nostres companys i obliga l’equip a mantenir una actitud més professional.
5. I quan acabi la situació excepcional que estem vivint?
Tant si ja havíeu incorporat el teletreball en la teva empresa com si ha estat la primera vegada que l’heu dut a terme, pren-t’ho com un test! Què ha funcionat i què no? Ha millorat la productivitat en algunes àrees? Pregunta’ls també als teus treballadors què han trobat a faltar i què es podria millorar, segur que pots treure aprenentatges positius d’aquesta experiència i, de cara a un futur no gaire llunyà, plantejar el teletreball com una opció més per al benefici de la teva empresa i els teus treballadors.
I t’ho diem nosaltres que hem mobilitzat a una plantilla de més de 100 treballadors que estan treballant des de casa, aconseguint una operativitat completa.